System zarządzania dokumentami

0
176

Informatyka skutecznie wspiera każdą naszą dziedzinę życia. Dzięki komputerowi o wiele łatwiej nam panować nad naszą codzienną pracą.
Elektroniczne systemy kancelaryjne umożliwiają nadania znaku spraw każdemu pismu w naszej firmie. Dotyczy to zarówno korespondencji wpływającej jak i wychodzącej. Dodatkowo, możemy dobry system zarządzania dokumentami pozwoli nam wskazać referenta danej sprawy, wprowadzić datę wszczęcia i zakończenia czynności jak też opisać dokument w formie krótkiego streszczenia. Przydatna jest także informacja o terminie przechowywania dokumentacji, sprzężona z opracowanym wcześniej rzeczowym wykazem akt. Najbardziej zaawansowane oferują także podgląd skanów dokumentów, fizycznie z nimi powiązanymi na przykład poprzez kody EAN. System ten można także analogicznie połączyć z nasza firmową pocztą e-mailową.
Czynności te bardzo ułatwiają odnalezienia całej dokumentacji sprawy w późniejszym terminie. Porządek w informacji (a przecież dokumenty papierowe też nimi są) to podstawa każdej sprawnej organizacji.